Rescuing a Design System nobody used Sauver un Design System que personne n'utilisait

A design system built by an external agency with near-zero adoption. 40+ digital products across 5 global hubs, each reinventing the same patterns every sprint. When our team of 8 took over in 2024 (an agile coach, a director, a Design System Lead, a Design System Designer/Ops (me), and 4 full-stack developers), we inherited a system that existed on paper but lived nowhere in production.

Un design system construit par une agence externe avec une adoption quasi nulle. 40+ produits digitaux sur 5 hubs mondiaux, chacun réinventant les mêmes patterns à chaque sprint. Quand notre équipe de 8 a repris en 2024 (un coach agile, un directeur, un Design System Lead, un Design System Designer/Ops (moi), et 4 développeurs full-stack), on a hérité d'un système qui existait sur le papier mais ne vivait nulle part en production.

Set up the Design System documentation platform (Elements Portal) for non-designers and external stakeholders. Flipped the governance model from centralized delivery to inner source. Built an explicit governance system: clear decision rights, validation gates, and ownership boundaries so everyone knows who decides what and how a need becomes a component. Designed a contributor pyramid where product teams graduate from consumers to contributors to maintainers. Each component enters the library only after validation against real product needs.

Ran dedicated rituals to keep the system alive: weekly office hours, a monthly Elements Demo open to everyone (not just existing users), monthly strategy alignment, and recurring contribution and triage rituals to review incoming proposals. Consistency is what rebuilt trust.

Structured contribution around branches: contributors propose changes on their own branch, the change is reviewed against the governance gates, then merged into the library. Product teams can extend the system without ever breaking main.

Upskilled designers on the system itself: how to consume the libraries cleanly and how to leverage the Figma features that make it work, library swapping, variables and modes for theming, component properties. Clean consumption is the precondition for clean contribution.

Launched the monthly Elements Demo with heavy documentation and preparation targeting Accelerators, designed to give the system visibility and spark interest from potential adopters. Structured stakeholder management at two levels: cross-expertise rituals (tech, PO, design) for needs gathering, and targeted communication to key stakeholders identified upstream. A massive communication effort that made the system's value legible to decision-makers.

Most of the work was communication, making Elements visible internally (Elements Demo, internal events) and externally. We reached the Best Governance finalist shortlist at the Zeroheight Design System Awards 2025, alongside HP and Tesco.

Designed an Elements onboarding path for new adopters: Figma library setup, portal walkthrough, and the contributor graduation from consumer to maintainer. Ran targeted sessions with Lead Design Managers and strategic product teams, plus self-service recordings for agencies so new teams could start consuming Elements without waiting on the core team.

Mise en place de la plateforme de documentation Design System (Elements Portal) à l'intention des non-designers et stakeholders externes. Inversion du modèle de gouvernance : de la livraison centralisée vers l'inner source. Mise en place d'un système de gouvernance explicite : droits de décision clairs, gates de validation, et frontières d'ownership pour que chacun sache qui décide quoi et comment un besoin devient un composant. Conception d'une pyramide contributive où les équipes produit progressent de consommateur à contributeur à mainteneur. Chaque composant entre dans la bibliothèque uniquement après validation sur des besoins produit réels.

Des rituels dédiés pour faire vivre le système : office hours hebdomadaires, un Elements Demo mensuel ouvert à tous (pas seulement les utilisateurs existants), alignement stratégique mensuel, et des rituels de contribution et de triage récurrents pour passer en revue les propositions entrantes. C'est la régularité qui a reconstruit la confiance.

Contribution structurée autour de branches : les contributeurs proposent leurs changements sur leur propre branche, le changement est revu face aux gates de gouvernance, puis mergé dans la bibliothèque. Les équipes produit peuvent étendre le système sans jamais casser la main.

Montée en compétence des designers sur le système lui-même : comment consommer proprement les librairies et comment tirer parti des features Figma qui le font tourner, swap de librairie, variables et modes pour le theming, component properties. Une consommation propre est la condition d'une contribution propre.

Lancement de l'Elements Demo mensuel avec un gros effort de documentation et de préparation ciblé sur les Accelerators (start-ups internes hébergeant les sujets d'innovations et les produits les plus stratégiques de Sanofi), conçu pour donner de la visibilité au système et intéresser les potentiels adopteurs. Stakeholder management structuré à deux niveaux : rituels transverses entre expertises (tech, PO, design) pour la prise de besoin, et communication ciblée auprès des key stakeholders identifiés en amont. Un travail de communication massif qui a rendu la valeur du système lisible pour les décideurs.

L'essentiel du travail, c'est la communication : faire briller Elements en interne (Elements Demo, événements internes) et en externe. Finalistes Best Governance aux Zeroheight Design System Awards 2025, face à HP et Tesco.

Conçu un parcours d'onboarding Elements pour les nouveaux adopteurs : setup des librairies Figma, découverte du portail, et progression contributive de consommateur à mainteneur. Sessions ciblées avec les Lead Design Managers et les équipes produit stratégiques, plus des enregistrements self-service pour les agences afin que les nouvelles équipes puissent consommer Elements sans attendre l'équipe core.